¿Qué documentación y justificaciones debe incluir el expediente de contratación de un contrato de servicios?*
El expediente de contratación de un contrato de servicios debe incorporar la documentación necesaria para justificar la necesidad del contrato, definir sus condiciones jurídicas, técnicas y económicas, acreditar la existencia de financiación y motivar las principales decisiones del órgano de contratación.
La regla general se encuentra en el artículo 116 LCSP, que regula el expediente de contratación. En los contratos de servicios existe, además, una exigencia específica: debe incorporarse el informe de insuficiencia de medios, que justifica por qué la Administración no puede realizar la prestación con sus propios recursos. ([BOE][1])
1. Documentos que deben incorporarse al expediente
Con carácter general, el expediente de contratación debe incluir:
| Documento | Función |
|---|---|
| Memoria o informe justificativo de la necesidad del contrato | Explica qué necesidad pública se pretende satisfacer y por qué resulta idóneo acudir a la contratación. |
| Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares | Regula el régimen jurídico-administrativo del contrato: procedimiento, solvencia, criterios de adjudicación, garantías, penalidades, condiciones especiales de ejecución, modificación, resolución, etc. |
| Pliego de Prescripciones Técnicas | Define las características técnicas de la prestación: alcance del servicio, tareas, medios, estándares de calidad, condiciones de ejecución y resultados esperados. |
| Certificado de existencia de crédito o documento equivalente | Acredita que existe financiación adecuada y suficiente para asumir el gasto. |
| Fiscalización previa, cuando proceda | Control previo de legalidad económico-presupuestaria por parte de la intervención u órgano de control correspondiente. |
| Aprobación del expediente y del gasto | Acto del órgano de contratación que permite iniciar el procedimiento de adjudicación. |
El expediente debe referirse a la totalidad del objeto del contrato, sin perjuicio de que pueda dividirse en lotes cuando proceda.
2. Justificaciones que deben constar en el expediente
El artículo 116.4 LCSP exige que el expediente justifique adecuadamente las principales decisiones de preparación del contrato. En un contrato de servicios, deben motivarse especialmente las siguientes cuestiones:
| Cuestión que debe justificarse | Contenido mínimo recomendable |
|---|---|
| Necesidad e idoneidad del contrato | Qué necesidad se quiere cubrir, por qué es competencia del órgano de contratación y por qué el contrato proyectado es adecuado para satisfacerla. |
| Elección del procedimiento de adjudicación | Por qué se utiliza ese procedimiento y no otro: abierto, abierto simplificado, restringido, negociado, etc. |
| Solvencia exigida | Por qué los requisitos de solvencia económica, financiera, técnica o profesional son adecuados, proporcionales y vinculados al objeto del contrato. |
| Clasificación, si procede | En contratos de servicios no suele ser obligatoria, pero si se exige o se admite como medio de acreditación debe justificarse conforme a la normativa aplicable. |
| Criterios de adjudicación | Por qué se eligen esos criterios, cómo se vinculan con el objeto del contrato y por qué permiten seleccionar la mejor relación calidad-precio. |
| Condiciones especiales de ejecución | Qué finalidad persiguen y cómo se relacionan con el objeto del contrato, especialmente si incorporan obligaciones sociales, laborales, medioambientales o de calidad. |
| Valor estimado del contrato | Cómo se ha calculado, qué conceptos incluye y, en su caso, qué costes laborales se han tenido en cuenta. |
| Presupuesto base de licitación | Desglose de costes directos, indirectos y otros gastos, con especial atención a los costes salariales cuando sean relevantes. |
| División en lotes | Si se divide, debe explicarse la configuración de los lotes. Si no se divide, debe justificarse expresamente la decisión. |
| Insuficiencia de medios | Debe acreditarse que la Administración no dispone de medios personales o materiales suficientes o adecuados para prestar el servicio por sí misma. |
3. El informe de insuficiencia de medios
El informe de insuficiencia de medios es el elemento específico más relevante en los contratos de servicios.
Su finalidad es justificar que la Administración necesita acudir a un operador externo porque no dispone de medios propios suficientes o adecuados para ejecutar la prestación. Esta exigencia conecta con el artículo 30.3 LCSP, que regula la ejecución de servicios con la colaboración de empresarios particulares, y con el artículo 116.4.f) LCSP, que exige incorporar este informe al expediente en los contratos de servicios. ([BOE][1])
Este informe no debería limitarse a una fórmula genérica del tipo “no existen medios suficientes”. Debe explicar, al menos:
- Qué prestación debe realizarse.
- Qué medios personales o materiales serían necesarios.
- Qué medios propios tiene realmente la Administración.
- Por qué esos medios no son suficientes, no son adecuados o no están disponibles.
- Por qué resulta justificado acudir a la contratación externa.
En la práctica, el informe de insuficiencia de medios puede formar parte de la memoria justificativa o incorporarse como documento independiente, siempre que su contenido quede claramente identificado en el expediente.
4. Otros aspectos que conviene incorporar
Además de los documentos y justificaciones expresamente previstos en el artículo 116 LCSP, en los contratos de servicios es recomendable que el expediente incluya también:
| Aspecto | Por qué es relevante |
|---|---|
| Justificación de la duración del contrato | Debe explicarse por qué el plazo inicial y las posibles prórrogas son adecuados a la necesidad que se pretende cubrir. |
| Análisis de subrogación de personal, si procede | Si existe obligación de subrogación, debe incorporarse la información necesaria conforme al artículo 130 LCSP. |
| Estudio de costes salariales | Especialmente relevante en servicios intensivos en mano de obra. |
| Definición del responsable del contrato | Facilita el seguimiento de la ejecución y el control de calidad del servicio. |
| Régimen de penalidades | Debe conectarse con incumplimientos concretos y proporcionados. |
| Indicadores de seguimiento o niveles de servicio | Ayudan a controlar la ejecución y evitar que el contrato se limite a una descripción genérica de tareas. |
| Tratamiento de datos personales, si procede | Si el servicio implica acceso a datos personales, debe preverse el régimen aplicable y las obligaciones del contratista. |
5. Financiación con varias aportaciones
Si el contrato se financia con aportaciones de distintas procedencias, aunque provengan de órganos de una misma Administración, debe tramitarse un único expediente. En ese expediente debe acreditarse la plena disponibilidad de todas las aportaciones y determinarse el orden de abono, conforme al artículo 116.5 LCSP.
En resumen
El expediente de contratación de un contrato de servicios debe incluir los pliegos, la justificación de la necesidad, la acreditación de crédito, la fiscalización previa cuando proceda y la motivación de las decisiones esenciales del contrato: procedimiento, solvencia, criterios de adjudicación, condiciones especiales de ejecución, valor estimado y lotes.
Además, por tratarse de un contrato de servicios, debe incorporarse el informe de insuficiencia de medios. Este informe debe justificar de forma real y concreta que la Administración no dispone de medios propios suficientes o adecuados para prestar el servicio y que, por tanto, resulta necesario acudir a la contratación externa.
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