¿En qué contratos debe incorporarse un informe de insuficiencia de medios al expediente?

El informe de insuficiencia de medios se exige en los expedientes de contratos de servicios sujetos al artículo 116 de la LCSP. Su finalidad es justificar por qué la entidad necesita contratar externamente la prestación y no puede atenderla adecuadamente con los medios propios disponibles.

El artículo 116.4.f) exige incorporar esta justificación al expediente. En las Administraciones Públicas, esta previsión se relaciona con el artículo 30.3, que permite contratar servicios cuando se carezca de medios suficientes, previa justificación en el expediente.

1. ¿En qué casos es obligatorio?

En los contratos de servicios tramitados conforme al artículo 116, la exigencia no depende de que el contrato esté sujeto a regulación armonizada ni del procedimiento de adjudicación elegido. Por tanto, debe incluirse también cuando se utilice un procedimiento abierto simplificado o un negociado.

Puede tratarse, por ejemplo, de servicios de mantenimiento, limpieza, asistencia técnica, consultoría o desarrollo informático. Lo determinante es la naturaleza de la prestación y el régimen jurídico aplicable al expediente.

En cambio, el artículo 116.4.f) no impone este informe, con carácter general, a los contratos de obras o suministros. Ello no los exime de justificar su necesidad e idoneidad conforme a los artículos 28 y 116.4.e).

2. ¿También se exige en los contratos menores de servicios?

En este punto debe distinguirse entre la justificación de la contratación externa y la exigencia de un informe específico.

El artículo 118, que regula el expediente del contrato menor, no menciona expresamente el informe de insuficiencia de medios. Existen criterios administrativos distintos sobre si debe exigirse además por aplicación del artículo 116.4.f).

Por ejemplo, el Portal de Contratación de Castilla-La Mancha señala que no forma parte de la documentación expresamente exigida por el artículo 118, aunque recomienda justificar esa insuficiencia. Otros criterios, como el recogido por la Junta Asesora de Contratación Pública del Gobierno Vasco en su Recomendación 1/2018, consideran que debe constar en el expediente del contrato menor de servicios.

Como pauta práctica, conviene incluir una justificación concreta de la insuficiencia de medios en el informe de necesidad del contrato menor, sin perjuicio de que las instrucciones internas o las normas aplicables a la entidad exijan un documento separado. Así se explica por qué resulta necesario acudir a una prestación externa.

3. ¿Qué debe justificar el informe?

Debe relacionar las necesidades del contrato con los recursos de los que dispone la entidad. No basta con una fórmula genérica como «no se dispone de medios suficientes».

La justificación puede referirse a:

• Medios personales: ausencia de personal con el perfil necesario o insuficiencia de capacidad disponible para atender la prestación, concretando las circunstancias.
• Medios materiales o técnicos: falta de instalaciones, equipos, herramientas o recursos necesarios.
• Especialización de la prestación: necesidad de conocimientos o capacidades técnicas que no pueden cubrirse adecuadamente con los medios existentes.

No es necesario acreditar una ausencia absoluta de recursos. Puede haber medios propios y, aun así, resultar insuficientes para el alcance, la especialización o el plazo de la prestación. Esa insuficiencia debe explicarse y apoyarse en datos del caso.

Además, el informe de necesidad y el de insuficiencia de medios cumplen funciones distintas: el primero explica qué se necesita contratar y para qué; el segundo, por qué no puede atenderse adecuadamente con recursos propios.

4. ¿Debe ser un documento independiente?

El artículo 116.4.f) exige que la justificación conste en el expediente, pero no establece un modelo obligatorio.

Puede elaborarse como informe independiente o incorporarse a una memoria justificativa más amplia, siempre que su contenido esté claramente identificado, cuente con la firma que corresponda y se respeten las reglas organizativas de la entidad.

Debe estar incorporado durante la preparación del contrato, antes de aprobar el expediente y abrir el procedimiento de adjudicación. No debe dejarse para después de adjudicarlo.

5. ¿Debe publicarse?

Sí. El artículo 63.3.a) de la LCSP incluye el informe de insuficiencia de medios entre los documentos que deben publicarse en el perfil de contratante en los contratos de servicios.

En los contratos menores debe atenderse a su régimen específico de publicidad, previsto en el artículo 63.4, y a las obligaciones adicionales de transparencia o instrucciones que resulten aplicables.