¿Qué documentos debe incluir el expediente de un contrato menor?

Con carácter general, el expediente debe contener el informe motivado del órgano de contratación, la aprobación del gasto y la factura correspondiente. En los contratos menores de obras se exige documentación adicional, y deben tenerse en cuenta las normas presupuestarias y las instrucciones aplicables a cada entidad.

El artículo 118 de la LCSP regula este contenido mínimo. No todos los documentos se incorporan al mismo tiempo: la necesidad y el gasto se justifican antes de ejecutar la prestación, mientras que la factura se incorpora posteriormente.

1. Informe del órgano de contratación

Debe justificar de manera motivada:

• La necesidad del contrato: qué prestación se requiere, para qué finalidad y por qué resulta adecuada.
• La ausencia de fraccionamiento indebido: que no se está alterando el objeto para evitar los umbrales de la contratación menor.

La justificación debe referirse al caso concreto. No basta con reproducir una fórmula genérica afirmando que el contrato es necesario y que no existe fraccionamiento.

Como regla general, el valor estimado debe ser inferior a 40.000 € en obras y a 15.000 € en suministros y servicios, sin IVA. Los importes iguales a esos umbrales no permiten acudir al contrato menor por esta regla.

2. Aprobación del gasto y documentación presupuestaria

Debe constar la aprobación del gasto por el órgano competente, junto con la documentación presupuestaria que corresponda para acreditar la existencia de crédito.

La aprobación debe producirse antes de ejecutar la prestación. La recepción posterior de una factura no sustituye la tramitación previa del contrato.

3. Factura y conformidad con la prestación

El artículo 118.3 exige incorporar la factura correspondiente, con los requisitos legales aplicables.

Además, debe quedar acreditado que la obra, el suministro o el servicio se ha realizado correctamente. Esa conformidad puede documentarse mediante la validación de la factura, un informe o el documento de recepción que proceda, conforme a las reglas de la entidad.

Conviene distinguir la factura emitida por el contratista de la conformidad administrativa: esta última acredita que la prestación recibida se ajusta a lo contratado.

4. Documentación adicional en contratos menores de obras

El artículo 118.4 exige:

Por tanto, el carácter menor del contrato no exime de elaborar un proyecto cuando sea legalmente necesario, ni permite prescindir del informe de supervisión en los supuestos indicados.

5. ¿Hay alguna excepción al informe de necesidad?

Sí. El artículo 118.5 exceptúa el informe del apartado 2 cuando concurran simultáneamente estas condiciones:

• El pago se realiza mediante anticipos de caja fija u otro sistema similar para pagos menores.
• El valor estimado no excede de 5.000 €.

Esta excepción afecta al informe del artículo 118.2, no elimina los restantes controles y requisitos aplicables ni autoriza el fraccionamiento del contrato.

6. ¿Deben incorporarse tres ofertas o un informe de insuficiencia de medios?

Tres ofertas. El artículo 118 no establece una obligación general de solicitar tres presupuestos para todas las entidades. No obstante, esa exigencia puede resultar de instrucciones o normas aplicables.

La Instrucción 1/2019 de la OIReScon, obligatoria para los órganos de contratación del sector público del Estado, establece la solicitud de al menos tres presupuestos, con las posibilidades de justificación y las precisiones recogidas en su nota aclaratoria. Las ofertas recibidas y la motivación de la selección deben incorporarse al expediente. También deben comprobarse las instrucciones autonómicas, locales o internas que correspondan.

Insuficiencia de medios en servicios. El artículo 118 no menciona expresamente este informe y existen criterios administrativos distintos sobre su exigencia en contratos menores. Como pauta práctica, conviene justificar en el informe de necesidad por qué la prestación no puede atenderse adecuadamente con medios propios, sin perjuicio de que las reglas de la entidad exijan un informe específico.

7. ¿Son necesarios pliegos y un documento de formalización?

El artículo 118 no exige, con carácter general, un PCAP y un PPT ni un documento separado de formalización. Esto no impide incorporar una descripción técnica, un presupuesto aceptado u otros documentos que definan con precisión la prestación, su precio, el plazo y las obligaciones del contratista.

Las justificaciones y decisiones pueden agruparse en un mismo documento cuando resulte compatible con las competencias y firmas necesarias. Lo importante es que el expediente permita comprobar qué se contrata, por qué, por qué importe y bajo qué condiciones.

La publicidad del contrato menor debe realizarse conforme al artículo 63.4 de la LCSP, aunque constituye una obligación adicional y no sustituye los documentos del expediente.