¿Qué es un acta de recepcion de un suministro?
Cuando un contrato finaliza, sea el tipo que sea, es necesario que la Administración compruebe si se ha ejecutado correctamente según lo establecido en el contrato. Este acto debe plasmarse por escrito en un documento que se denomina acta de recepción de contrato, en este caso, de suministro.
El acta de recepción del contrato debe redactarse y firmarse dentro del mes siguiente a la entrega o realización del contrato, aunque este plazo puede verse modificado si en el pliego de cláusulas administrativas se justifican las razones. Art. 210 LCSP.
Teniendo en cuenta que el objeto de este documento es dejar constancia de si un contrato se ha ejecutado correctamente o no, el acta de recepción debería contener, como mínimo:
- Identificación del expediente y características principales
- Identificación del contratista
- Fechas de inicio y finalización del contrato
- Personas que intervienen en el acto
- Manifestación favorable o desfavorable sobre la ejecución del contrato
- Firma del documento por los intervinientes
En caso de manifestación favorable, se especificará:
- La recepción de la prestación del contrato por parte de la Administración.
- El inicio del cómputo del período de garantía (art. 243 LCSP)
En caso de manifestación desfavorable en la recepción del contrato, se especificará los motivos por los cuales no se recepcionan las obras, las medidas que el contratista debe adoptar y el plazo en las que se deben cumplir.
En relación con los intervinientes en este acto, no está especialmente regulado ni en la ley ni en el reglamento de contratos públicos, de modo que únicamente se exige documento formal de recepción del contrato por parte de la Administración dentro del mes siguiente a la entrega o realización del contrato. Por lo tanto, no es necesario convocar a las partes para realizar este acto.
El acta de recepción puede concluir, como hemos dicho, de forma positiva o negativa, en función de si se ha cumplido correctamente o no el objeto del contrato.
En el caso de recepción favorable, el principal efecto es el inicio del cómputo del período de garantía, transcurrido el cual sin objeción se extinguirá la responsabilidad del contratista. Hay algunos contratos, como por ejemplo sería un servicio de cátering, que por su naturaleza no tienen período de garantía, de modo que con el acto de recepción favorable del contrato finalizará el mismo y la responsabilidad del contratista.
Asimismo, según el apartado cuarto del Art. 210 LCSP, a excepción del contrato de obras, dentro de los treinta días siguientes desde la fecha del acta de recepción, deberá acordarse y notificarse la liquidación del contrato y abonar el saldo pendiente de pago. En caso que la factura se entregue con posterioridad al acto de recepción, los treinta días empezarán a computar desde su presentación.
Por el contrario, y esto es aplicable a todo tipo de contrato, si la recepción es desfavorable, realmente no se estará recepcionando el contrato sino que se especificarán los motivos de la decisión y se notificará al contratista otorgando un plazo para su cumplimiento.
Es habitual que las recepciones de los contratos se realicen con cierta rapidez y sin verificar con detalle las condiciones del objeto del contrato, sobre todo en el caso de las obras.
Antes, la normativa regulaba dos fases de recepción: la provisional y la definitiva, de modo que la Administración tenía cierto margen de corrección entre una y otra. No obstante, ahora solo existe un solo acto de recepción, de modo que si este se realiza favorablemente, la Administración, en principio, ya no podría mostrar su disconformidad a posteriori, excepto que haya vicios ocultos. Esta situación ha dado lugar a numerosas controversias y litigios entre Administraciones y licitadores.
En algunas situaciones, puede seguir existiendo responsabilidad del licitador atendiendo a la gravedad de los defectos y a la posibilidad de probar que eran existentes en el momento del acta de recepción. Algunos tribunales también lo permiten teniendo en cuenta la existencia de trámites posteriores al acta de recepción tales como la medición, certificación, comprobación y liquidación final.