¿Qué documentos contables debe incluir un contrato menor?
En un contrato menor no hay una lista cerrada de “documentos contables” en la LCSP. Lo que exige expresamente el artículo 118 LCSP es que el expediente incorpore, como mínimo, la aprobación del gasto y la factura correspondiente, además del informe justificativo de necesidad y de no fraccionamiento indebido del objeto.
Por tanto, desde el punto de vista contable y presupuestario, lo relevante es que el expediente permita acreditar que existe crédito adecuado y suficiente, que el gasto ha sido aprobado y que la obligación se reconoce correctamente cuando se incorpora la factura.
Documentos contables habituales
| Documento | Función |
|---|---|
| RC o retención de crédito | Acredita que existe crédito disponible para atender el gasto. No siempre aparece como documento independiente, pero es habitual en muchos expedientes. |
| Aprobación del gasto | Es el documento exigido por el art. 118.3 LCSP. En la práctica puede articularse mediante documento contable A, AD o equivalente, según el sistema contable de cada entidad. |
| Factura | Debe incorporarse al expediente y reunir los requisitos aplicables. Es el documento que permite acreditar la prestación realizada y tramitar el reconocimiento de la obligación. |
| Reconocimiento de la obligación | Normalmente se documenta mediante fase O o, si se acumulan fases, mediante documento ADO. Depende de cómo tramite la entidad el gasto. |
| Ordenación y pago | Son fases posteriores de ejecución presupuestaria. Pueden constar en el circuito contable, pero no forman parte del contenido mínimo contractual exigido por el art. 118 LCSP. |
Forma habitual de tramitación
En la práctica, muchos contratos menores se tramitan acumulando fases contables. Por ejemplo:
| Supuesto | Tramitación habitual |
|---|---|
| Se aprueba el gasto antes de recibir la factura | Puede existir una fase previa RC y después un documento AD. La factura dará lugar posteriormente al reconocimiento de la obligación, fase O. |
| Se tramita todo una vez recibida la factura | Es frecuente utilizar un documento ADO, que acumula autorización, disposición del gasto y reconocimiento de la obligación. |
| Contratos menores de importe muy reducido abonados por anticipo de caja fija u otro sistema similar | La tramitación puede simplificarse, de acuerdo con las normas internas aplicables y con el art. 118.5 LCSP para contratos de valor estimado inferior a 5.000 euros pagados mediante anticipo de caja fija u otro sistema equivalente. |
Idea clave
La LCSP no exige que el contrato menor tenga necesariamente un documento contable concreto llamado RC, AD, ADO u O. Lo que exige es que conste la aprobación del gasto y la factura. La forma contable concreta dependerá de la normativa presupuestaria, de las instrucciones internas y del sistema de gestión económica de cada Administración.
Por eso, ante la pregunta “qué documentos contables debe tener un contrato menor”, la respuesta más prudente sería: al menos debe constar la aprobación del gasto y la factura; además, según la práctica contable de la entidad, podrán existir RC, AD, ADO, O y documentos posteriores de pago.
- Referencias:
- Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas - Artículo 72. Contratos menores
- Blog de Gobierto - El contrato menor en la contratación pública: conversación con Beatriz Vazquez
- Ley de Contratos del Sector Público - Artículo 118. Expediente de contratación en contratos menores
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