Control - Guía rápida

Esquema de primeros pasos para el Control de contratos en curso

Desde la importación automatizada de contratos, la definición de alertas y completar datos de los contratos, el seguimiento de alertas e hitos de control de los contratos en curso hasta su resolución y/o nueva licitación.

En esta guía rápida esquemática se recomienda quien podría realizar cada tarea (Contratación o Unidades promotoras p.ej.) y propone algunas posibles maneras de proceder, que deben tomarse únicamente como sugerencias.

Importar contratos

Importar nuevos contratos detectados como "adjudicados" o "formalizados" en PSCP/PLACE

Quién: Área de contratación

Pasos o acciones a realizar:

• Importar contratos de PSCP/PLACE a Control de Gobierto Contratación

Configurar alertas

Ejemplos de posibles alertas a configurar para situaciones comunes:

• Pendiente asignar responsables (Departamento, Responsables Técn. / adm.) para contratos vigentes
• Pendiente definir prórrogas e información básica (prórrogas, garantía, modificaciones previstas…) para contratos vigentes
• Decidir si hay que prorrogar o no contratos que finalizan antes de 6 meses
• Pendiente comunicar el preaviso de prórroga (quedan < de 45 días)
• Decidir si hay que licitar de nuevo o no contratos que terminan en < 6 meses sin prorrogas disponibles o que terminan en < 12 meses
• Incluir contratos que se ha decidido volver a licitar al siguiente plan anual (previamente creado en Planificación)
• Contratos finalizados pendientes de devolución de la garantía
• Contratos finalizados pendientes de liquidación
• Contratos finalizados pendientes de revisar y cerrar

Podemos segmentar (por departamento p.ej.) cualquier alerta que ya hemos creado reutilizándola. Tras pinchar "ver resultados" añadimos el filtro del departamento, pinchamos en "buscar" y ya podemos "crear la nueva alerta".

Completar información de los contratos

Asignar responsables de los contratos (Departamento, Responsable técnico/administrativo)

Quién: Área de contratación

Pasos o acciones a realizar:

• Realizar un filtro y crear una alerta para "Contratos pendientes de asignar".
• Filtraríamos contratos no finalizados en la situación: pendientes definir información
• Cada responsable debería suscribirse en la página de alertas a la alerta previamente creada (ver vídeo).
• Notificación recomendada: semanal.
• Informar (masivamente) el departamento y responsables de los contratos.

Informar datos básicos de los contratos (Prórrogas disponibles y su duración, revisar fecha de inicio/fin, % modificaciones previstas, Garantía)

Quién: Área de contratación o unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar:

• Realizar un filtro y crear una alerta para "Contratos pendientes de definir si tienen prórrogas" (ver vídeo).
• Filtraríamos en este caso para la situación: prórrogas sin definir
• Cada responsable debería suscribirse en la página de alertas a la alerta previamente creada. Notificación recomendada: semanal.
• Informar las prórrogas disponibles para esos contratos. De momento hay que hacerlo de uno a uno.
• Informar (uno a uno) la fecha de inicio. Si no se define se toma en cuenta la fecha de formalización.
• Informar (uno a uno) la garantía (período, importe, …)

Gestión de prórrogas

Vídeo resumen del conjunto de operaciones relacionadas con la gestión de las prórrogas:

Decidir qué contratos (con prórrogas disponibles) se prorrogarán o no

Quién: Unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar:

• Crear alerta por Departamentos "Decidir si se van a prorrogar contratos que finalizan en < 6 meses del Dept.…" (ver vídeo para crear una nueva alerta a partir de una existente)
• Cada responsable debe suscribirse a esa alerta. Notificación recomendada: mensual.
• Modificar el estado de esos contratos a "Se prorrogará", "Prorrogado", "No se renueva/No se prorroga" o "Se licitará de nuevo" según se decida.

Informar el preaviso de prórroga realizado y registrar el uso de prórrogas

Quién: Unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar:

• Crear alerta por Departamentos "Contratos que el plazo de preaviso prórroga termina en < 45 días del Dept…"
• Cada responsable debe suscribirse a esa alerta. Notificación recomendada: semanal.
• Modificar el estado a "Prorrogado" y registrar la comunicación del preaviso, fecha inicio/fin de la prórroga. *

* En el caso de entidades catalanas las prórrogas se importan automáticamente una vez publicadas en la plataforma PSCP por lo que no hará falta registrarlas manualmente, solamene modificar el estado a "Prorrogado".

Decidir qué contratos (sin prórrogas disponibles) se va a querer volver a licitar o no

Quién: Unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar:

• Crear alerta por Departamentos "Decidir si se van a licitar de nuevo los contratos que finalizan en < 12 meses del Dept…"
• Cada responsable debe suscribirse a esa alerta. Notificación recomendada: mensual.
• Modificar el estado de esos contratos a "No se renueva/No se prorroga" o "Se licitará de nuevo"
• Copiar esos contratos definidos con estado "Se licitará de nuevo" al Plan anual siguiente (previamente creado en Planificación)

Control de ejecución

Definir y hacer seguimiento de los hitos de control de la ejecución de un contrato

Quién: Unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar (opcionalmente según cada caso):

• Crear hitos de control mediante tareas una a una
• Crear grupos de tareas mediante asistente de plantilla.
• Hacer seguimiento del estado de esas tareas por contrato.
• Incorporar condiciones especiales de ejecución del catálogo de la organización y verificar su cumplimiento
• Definir hitos de facturación previstos para el contrato, su % del total adjudicado y su estado
• Activar portal del adjudicatario por proveedor

Gestión básica de garantías

Informar las garantías de los contratos (si aplica)

Quién: Área de contratación o Unidades proponentes

Pasos o acciones a realizar:

• Informar la garantía de los contratos (período, importe, modalidad…)
• Crear alerta "Contratos finalizados pendiente acuerdo de devolución"
• Cada responsable debe suscribirse a esa alerta. Notificación recomendada: mensual.
• Informar fecha en el campo "Acuerdo de devolución comunicado" y Garantía devuelta según corresponda.