Automatizaciones del Asistente
¿Y si alguien revisara por ti el estado de tus expedientes o te dejara preparado el resumen de tus tareas de la semana sin pedirlo? Las automatizaciones hacen eso: programas un prompt para que el Asistente de Gobierto Contratación lo ejecute cada cierto tiempo y te envíe el resultado por correo-e, sin que tengas que entrar en la plataforma.
Cómo funciona
Es como una conversación con el Asistente, pero programada:
- Créala: en Asistente > Automatizaciones, pulsa "Nueva automatización", ponle nombre, escribe el prompt y elige cada cuánto se repite.
- Recibe el resultado: cada ejecución te llega por correo-e con la respuesta completa. Desde el correo puedes continuar la conversación en la web o responder para seguir preguntando.
- Revisa el historial: en la ficha de cada automatización ves todas las ejecuciones anteriores.
Cada ejecución es una conversación nueva, así que el Asistente trabaja siempre con los datos más recientes.
Elige cada cuánto se ejecuta
Sin sintaxis técnica: eliges la frecuencia con un clic.
- Una vez: en la fecha y hora que indiques; luego se desactiva sola.
- Cada hora: en el minuto que elijas. Tu organización puede tener activas a la vez un número limitado de este tipo.
- Diario: todos los días a una hora. Ideal para un briefing matinal.
- Días laborables: de lunes a viernes.
- Semanal: los días que elijas.
- Mensual: un día del mes (o el último), para resúmenes periódicos.
La cabecera de la tarjeta te muestra cuándo se ejecutará en lenguaje natural ("Cada lunes a las 9:00 · Europe/Madrid"). Las ejecuciones se escalonan unos minutos, así que la hora exacta puede variar un poco.
Gestiona tus automatizaciones
Desde el listado puedes pausar y reanudar (sin perder la configuración, también desde el enlace "Pausar" del correo), duplicar para crear variantes y eliminar las que ya no necesites.
Si una ejecución falla, te avisamos por correo y verás el aviso en el listado.
Prográmala desde una conversación
Mientras escribes en el Asistente, el icono de calendario junto al botón de enviar se activa en cuanto has escrito tu prompt. Púlsalo y abrirás el formulario de nueva automatización con tu texto ya rellenado, para convertir cualquier consulta útil en una rutina.
5 ideas para empezar
Cinco automatizaciones pensadas para el día a día de un órgano de contratación, que aprovechan el Asistente, tu plan de contratación y el Explorador. Cópialas o adáptalas a tu organismo 😎
1. Expedientes del plan que arrancan este mes (mensual)
"Revisa mi plan de contratación y dime qué proyectos previstos deberían iniciarse el próximo mes según sus fechas, indicando el estado actual de cada uno."
Empieza el mes sabiendo qué expedientes toca poner en marcha, sin repasar el plan a mano.
2. Tus tareas de contratación de la semana (semanal)
"Dame un resumen de mis tareas de contratación pendientes y las que vencen esta semana, ordenadas por fecha límite y responsable."
Organiza el trabajo del equipo el lunes por la mañana con todo lo que vence a la vista.
3. Estado de tus expedientes en curso (semanal)
"Dame el estado de mis expedientes de contratación en curso: en qué fase está cada uno, su importe y cuáles llevan más tiempo sin avanzar."
Detecta a tiempo los expedientes estancados antes de que se conviertan en un problema.
4. Contratos propios por vencer para planificar (mensual)
"Lista los contratos de mi organismo que finalizan en los próximos 4 meses, con adjudicatario, importe y fecha de fin."
Planifica con antelación la próxima licitación o la prórroga. Ver también: Contratos que finalizan.
5. Precios de referencia para presupuestar (mensual)
"Analiza los precios de adjudicación y las bajas del último mes para el CPV que me interesa, para ayudarme a fijar el PBL y el VEC de mis próximos expedientes."
Fija el presupuesto base de licitación y el valor estimado del contrato con datos de mercado recientes.
¿Solo quieres que te avisen de nuevas licitaciones con criterios fijos? Para eso están las alertas del Explorador. Las automatizaciones van un paso más: ejecutan un razonamiento del Asistente (resumir, comparar, analizar) y te lo entregan listo.
Más información: